Implementar um sistema de Business Intelligence

11 de Junho de 2024

O que é Business Intelligence

No mundo corporativo atual, onde os dados são gerados a cada segundo, torna-se crucial transformá-los em informação que acrescente e impulsione valor ao negócio e que possa contribuir ativamente para o seu crescimento. É nesse contexto que o Business Intelligence (BI), ganha importância, pois envolve um conjunto de estratégias, tecnologias e boas práticas que permitem às empresas recolher, integrar, analisar e apresentar dados de forma a tomar decisões de negócios de forma mais racional, baseadas em evidencias analíticas.

Importância de BI para as empresas

A inclusão de uma estratégia de Business Intelligence deixou de ser uma prioridade apenas para as organizações mais capacitadas ou com estruturas maiores, tendo-se revelado uma necessidade para aquelas que pretendem manter-se competitivas, independentemente do setor de negócio. Ao explorar eficazmente os seus dados, as empresas podem identificar novas oportunidades, mitigar riscos, otimizar processos e, em última análise, tomar decisões mais inteligentes a todos os níveis. Numa economia orientada por dados, o Business Intelligence é a chave para impulsionar o crescimento sustentável e manter uma vantagem competitiva.

Planeamento da implementação de Business Intelligence

Avaliação das necessidades do negócio

Antes de implementar um sistema de Business Intelligence, é importante avaliar cuidadosamente as necessidades específicas da empresa. Para isso, as principais partes interessadas devem reunir e identificar os desafios críticos que a empresa enfrenta, bem como as perguntas-chave que precisam ser respondidas através da análise de dados.

Definição de objetivos e metas

Com base nessa avaliação, é fundamental estabelecer metas e objetivos mensuráveis que irão posteriormente orientar a estratégia de Business Intelligence. Estes objetivos devem estar alinhados com os objetivos gerais da empresa e fornecer uma visão clara daquilo que se pretende alcançar com a implementação de um sistema de BI.

Seleção de ferramentas e tecnologias

Tendo os objetivos definidos, o próximo passo é a escolha das ferramentas e tecnologias que mais se adequam ao trabalho e aos processos a serem desenvolvidos. O mercado de Business Intelligence oferece uma vasta gama de opções. Existem soluções mais abrangentes e prontas para uso e, por outro lado, há ofertas de plataformas completamente personalizáveis e escaláveis, que permitem um ajuste detalhado de acordo com as particularidades de cada empresa. Para esta escolha, é essencial avaliar alguns fatores críticos como a capacidade de escalabilidade, facilidade de integração, recursos analíticos avançados e de visualização de dados, para tomar a decisão mais viável.

Recolher e integrar dados com Business Intelligence

Identificação de fontes de dados

Um sistema de Business Inteligence eficaz requer a recolha de dados de múltiplas fontes, tanto internas (sistemas operacionais, CRMs, ERPs) quanto externas (dados de terceiros, feeds públicos). Desta forma, há que identificar e mapear todas as fontes relevantes para obter uma visão holística sobre a operação.

Extração e transformação de dados

Após identificação das fontes, é importante utilizar processos de extração, transformação e carregamento (ETL) para extrair, limpar e transformar os dados brutos num formato estruturado, que seja adequado para análise humana. Este processo garante a consistência e a qualidade dos dados antes da fase de integração.

Normalização e integração de dados para análise

Com os dados transformados, segue-se a sua integração num único repositório centralizado. Técnicas como modelagem dimensional e fusão de dados podem ser uma mais-valia para normalizar e combinar informações de origens diferentes, proporcionando uma visão unificada e coerente dos dados.

Modelagem e armazenamento de dados

Desenho de modelos de dados dimensionais

Para facilitar a análise da informação e a projeção de relatórios, é essencial criar um modelo de dados dimensionais adequado. Este processo envolve a criação de dimensões e tabelas que organizam os dados de forma intuitiva e facilmente visualizável.

Implementação de data warehouses ou data marts

Uma vez que o modelo de dados é definido, é necessário implementar um data warehouse corporativo ou vários data marts menores para armazenar os dados estruturados que daí advêm. Os data warehouses fornecem um repositório central, enquanto os data marts são concebidos para atender às necessidades específicas de departamentos ou estruturas de negócios.

Garantia da qualidade dos dados

Ao longo deste processo, é fundamental reunir esforços em todo o desenvolvimento sobre a qualidade dos dados. Para isso, devem ser implementados processos e controlos rigorosos para garantir a precisão, a consistência e a integridade da informação armazenada, uma vez que dados imprecisos ou tratados de forma errónea poderão levar a insights e conclusões erradas.

Desenvolvimento de dashboards e relatórios em Bussiness Intelligence

Seleção de KPIs e métricas relevantes

Com os dados modelados e armazenados, a próxima etapa diz respeito à sua transformação em informação útil para decisões futuras no negócio. Para tal, é importante selecionar os principais indicadores de desempenho (KPIs) e métricas que melhor reflitam os objetivos e prioridades da empresa.

Design e desenvolvimento de dashboards

A criação de dashboards interativos e visualmente atrativos é capazes de apresentar os KPIs e principais métricas em análise de uma forma clara e concisa. A escolha ou o desenvolvimento de um dashboard deve recair sobre uma opção que permita transmitir instantaneamente tendências, exceções e áreas problemáticas, possibilitando que os responsáveis pelas tomadas de decisão possam agir em conformidade de forma rápida e sobretudo, informada.

Criação de relatórios personalizados para diferentes públicos

Além dos dashboards, desenvolvem-se também os relatórios detalhados e personalizados que vão ao encontro das necessidades de diferentes departamentos, equipas ou níveis de gestão dentro de uma empresa. Esses relatórios devem permitir uma análise mais aprofundada, bem como a exploração de dados de forma transversal a diferentes públicos.

Implementação e testes

Fase de implementação de um sistema de Business Intelligence

Para a implementação de um sistema de Business Intelligence na estrutura organizacional, é necessário seguir um plano cuidadosamente desenvolvido, que envolve todas as partes interessadas para garantir uma transição suave nos processos e métodos.

Testes de integração e desempenho

Por outro lado, devem ser realizados testes que verifiquem a perfeita integração com os sistemas já existentes e garantam que a solução de Businesse Intelligence, possa lidar com os volumes de dados esperados sem impacto no desempenho. É importante, por isso, a realização de testes de simulação de uso real e uma monitorização contínua do sistema sob solicitações mais severas de desempenho processual.

Formação de utilizadores

Na implementação de um sistema de Business Intelligence, deve ser assegurado que todos os utilizadores finais estão perfeitamente confortáveis para aceder, analisar e interpretar as informações que o sistema fornece. O sucesso da implementação de uma tecnologia deste tipo poderá ser também medido pela capacidade de formação e adoção dos colaboradores que mais próximos irão colaborar com este sistema de analítica.

Monitorização e manutenção

Processos de monitorização contínua

Depois de concluída a referida implementação, é fundamental monitorizar continuamente o desempenho da infraestrutura através do acompanhamento de métricas-chave como tempos de resposta, utilização de recursos e integridade dos dados para identificar e resolver eventuais problemas que possam ocorrer.

Atualizações e manutenção do sistema

À medida que os requisitos da empresa evoluem, devem ser feitas atualizações e ajustes regulares no sistema. Na prática, poderão ser necessários incluir novas fontes de dados, acertos no modelo de dados ou otimizações nos dashboards e relatórios para refletir as mudanças nas necessidades analíticas.

Avaliação de desempenho e ajustes

É fundamental avaliar regularmente o valor agregado por uma solução de Business Intelligence implementada num negócio. Para tal, poderá ser do interesse das equipas de gestão proceder à recolha de feedback dos utilizadores, analisar a adesão à tecnologia e o impacto nos processos de tomada de decisão, e, com essa informação, proceder aos ajustes necessários para maximizar o retorno sobre o investimento.

Considerações de segurança e gestão de dados

Implementação de políticas de segurança de dados

A segurança dos dados é uma preocupação fundamental em qualquer implementação de Business Intelligence. Por isso, é necessária a aplicação de políticas e procedimentos rigorosos para proteger dados confidenciais e sensíveis contra acessos não autorizados, violações ou uso indevido. Assim, é importante definir funções e permissões de acesso para diferentes utilizadores e grupos.

Garantia de conformidade regulatória

Numa transição para uma solução de gestão de dados, é imperativo assegurar que o sistema está em total conformidade com todas as regulamentações e normas relevantes, como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) na União Europeia. É igualmente importante adotar medidas de segurança como a encriptação de dados, autenticação robusta e a constante monitorização de atividade suspeita.

Gestão de dados

Outra consideração vital ao processo passa também por estabelecer métodos abrangentes de gestão de dados em toda a organização. Para isso, é importante definir padrões, políticas e responsabilidades para a gestão dos dados, desde a recolha até à eliminação. Uma gestão de dados eficaz garante a consistência, a integridade e a qualidade dos dados que alimentam os sistemas de Business Intelligence nas empresas.

O caminho para o sucesso com Business Intelligence

A implementação de um sistema de Business Intelligence robusto e escalável é um investimento valioso para qualquer organização que procure otimizar a tomada de decisões fundamentada na analítica. Esta abordagem pode transformar dados complexos em insights que podem ser analisados e apoiem decisões mais inteligentes em todos os níveis.

No entanto, uma implementação destas é um processo contínuo e sistemático. Mesmo que tenha sido bem-sucedida, é crucial monitorizar constantemente o desempenho, atualizar o sistema à medida que os requisitos evoluem e manter o foco na segurança e qualidade dos dados.

Através de um planeamento cuidadoso, da utilização das ferramentas mais adequadas e de uma abordagem centrada nas melhores práticas, é possível experienciar todo o potencial dos dados e impulsionar o crescimento sustentável do negócio.

Em suma, o Business Intelligence é o caminho para uma vantagem competitiva num mundo corporativo cada vez mais dinâmico e orientado por dados.