A importância de fazer backups

31 de Janeiro de 2023

O que é um backup?

Um backup diz respeito ao processo de criação de cópias de segurança dos ativos mais importantes das empresas - os dados - num local alternativo daquele onde normalmente é armazenada e gerida a informação diária. Surge pela necessidade de acesso, caso os dados originais sejam corrompidos, perdidos ou exista qualquer outro constrangimento no acesso aos mesmos. Por outro lado, esta prática serve também o propósito de aceder a ficheiros cuja data de criação esteja num espaço temporal mais distante a ponto de não fazer sentido estar também situado junto a ficheiros mais atuais ou prioritários à rotina diária. Uma proteção dos dados críticos é uma preocupação cada vez mais presente nas organizações, uma vez que um plano de gestão de catástrofes e recuperação de dados vai exigir uma alocação dos recursos necessários a este tema, como um dos pontos principais à sustentabilidade do negócio.

Quais os tipos de backups possíveis

Existem diferentes tipos de backups, sendo que os mais conhecidos e utilizados se situam entre os backups completos, backups incrementais e backups diferenciais, onde cada um tem a sua aplicabilidade, vantagens e desvantagens próprias.

Backup completo

Tal como o nome nos induz, neste tipo de backup é feita uma cópia completa de todas os dados e informações do sistema. É, por isso, uma prática que protege eficazmente as empresas em caso de perda de dados, uma vez que minimiza o risco do desaparecimento de informação. Contudo, sempre que é necessário fazer backup neste regime são precisos bastantes recursos - tempo e infraestruturas, o que o coloca como um tipo de segurança que nem sempre está ao alcance de todas as organizações.

Backup incremental

Com este modelo, dá-se prioridade às cópias de informação de forma parcial e apenas aos dados alterados depois de feito o último backup incremental. Na prática, conduz as operações a uma maior eficiência, pois assim os backups são realizados de forma igualmente regular, mas cada cópia neste modelo é processada mais rapidamente uma vez que existe menos informação. Porém, caso seja necessário aceder a toda a informação, é essencial proceder ao backup completo seguido dos que foram feitos de forma incremental, o que representa alguma demora até tudo estar reposto. Assim, empresas que optam por este regime de segurança, optam normalmente por backups completos para sustentar a viabilidade dos incrementais regularmente estabelecidos.

Backup diferencial

Sendo possivelmente o modelo onde existe um melhor compromisso entre o custo e segurança conferida, o backup diferencial prioriza as cópias de segurança em regime completo e incremental de forma alternada, para se completaram mutuamente. Isto é, existe uma cópia de segurança completa e, alguns dias depois, o sistema está sincronizado para estabelecer cópias incrementais, ou seja, apenas dos dados processados depois destes, até ao próximo backup completo, fechando assim um ciclo de segurança. Trata-se de um tipo de backup onde é possível reunir altos padrões de segurança, ao mesmo tempo que não se sobrecarrega o sistema com cópias completas, processando os dados de forma mais rápida e, em caso de risco iminente, o acesso à informação é estabelecido de forma eficiente.

Porque é importante fazer backups

A implementação de uma rotina de backups diária, semanal ou outra, faz parte de uma estratégia de gestão de risco e proteção contra eventuais fenómenos, onde a integridade dos dados das empresas é a principal prioridade.

Fácil recuperação de dados

Um sistema de backups capaz de acompanhar as necessidades diárias de uma empresa é seguramente a forma mais fácil, segura e menos dispendiosa de gerir a informação. Perante um cenário de eventual perda de dados, consoante a estratégia, é possível que a totalidade da informação esteja segura e capaz de ser resposta sem grandes contrapartidas para o negócio.

Integridade de negócio

Os dados e a informação em geral são, sem margem para dúvidas, o ativo mais importante das empresas. Estudos apontam para a inviabilidade das empresas, a médio e longo prazo em caso de perdas de dados, que iram acarretar custos bastantes significativos e comprometer o normal funcionamento da estrutura.

Segurança da informação

Sendo o ativo mais importante da operação, é essencial assegurar as melhores práticas de gestão do mesmo. Um plano eficiente de gestão de risco assegura que os procedimentos mais adequados são aplicados e que, em caso de emergência, existe um plano capaz de fazer face às adversidades. Para o público externo, sejam clientes, fornecedores, parceiros ou outros, esta postura fortalece os níveis de confiança e notoriedade das empresas.

Menos recursos consumidos

Um plano de backup de informação eficazmente implementado representa um custo muito inferior comparativamente a um cujo cenário de risco pode escalar rapidamente. Pode levar semanas a recuperar informação, não garantindo a sua totalidade, acumulando custos que eventualmente poderão colocar a viabilidade financeira da empresa em risco.

Onde poderão ser feitas as cópias de segurança

Na implementação de um plano de gestão de crise, no que toca à gestão dos dados, uma das primeiras questões incide precisamente no local onde é depositada a segurança da informação. A escolha resulta do equilíbrio das vantagens e desvantagens dos locais disponíveis, conforme as particularidades únicas de cada negócio.

Local

Por um lado, uma estratégia de backup local, dá prioridade à realização de cópias de segurança para dispositivos físicos, externos, mas que ainda próximos da fonte. Aqui, toda a informação em sistema é armazenada de forma local num servidor, uma vez que esteja ligado com a fonte de dados através de uma rede local ou ligação LAN. Existem grandes vantagens em escolher backups locais como: a sua alta segurança, fácil acessibilidade, não dependência de internet, velocidade de acesso e reposição da informação. Porém, optando por este tipo de alojamento de segurança, os principais contras residem fundamentalmente no elevado investimento inicial, para o desenvolvimento de toda a infraestrutura e respetiva manutenção, dadas as suas exigências. Não menos preocupante é a vulnerabilidade do sistema a potenciais ataques de ransomware ou mesmo ameaças físicas que possam ocorrer no local, de natureza humana ou ambiental, comprometendo a segurança dos dados.

Cloud

O alojamento de segurança em cloud é uma solução cada vez mais evidenciada pelas suas vantagens, nomeadamente por ser menos dispendiosa e com acessibilidade e disponibilidade 24/7. Para negócios em evolução, apresenta uma escalabilidade única a par de exímios padrões de segurança da informação. Outro grande benefício que leva as empresas a optarem pela cloud é a capacidade de continuar a operação mesmo em cenários de desastre, uma vez que o servidor está geograficamente distante, fazendo com que a reparação dos dados aconteça praticamente instantaneamente e com menos investimento. Ainda assim, é necessário ponderar e analisar o facto de ser um tipo de backup de informação que, poderá representar uma velocidade, seja full ou parcial, inferior à local, uma vez que estará condicionada ao sinal e rapidez de internet disponível e cujo acesso deriva também da mesma. Em caso de perda de dados, a restauração do sistema, embora efetiva, poderá ser morosa, uma vez que irá depender da capacidade de resposta do provedor do serviço.

Quando é necessário fazer backup

Não existe uma resposta transversal à realidade de todas as empresas, pois cada uma terá as suas necessidades e desafios diários. Mas a resposta mais curta e efetiva para tal situação será: o mais frequentemente possível. Em alguns casos um backup semanal, será suficiente, noutros, como empresas de retalho e de grande consumo poderá ser necessário efetuar cópias de segurança num espaço temporal mais curto. No meio das duas situações, um backup a cada 24 horas poderá ser a estratégia mais equilibrada para a maior parte das empresas.

Como escolher a melhor ferramenta para efetuar backups

Perante todas as possibilidades que as empresas têm ao dispor atualmente no mercado para a gestão da informação, é importante, ante de tudo, analisar de que forma um fornecedor do serviço poderá estar alinhado com as necessidades de uma empresa.

Custos de alojamento

Dependendo do volume de informação que uma empresa gere, é importante definir os custos de alojamento. Uma reflexão sobre a quantidade e o tipo de backup pretendidos vai tornar mais claro aquilo que é expectável de um serviço cloud.

Segurança da informação

Talvez um dos pontos mais sensíveis para dar o passo em frente na nuvem. É fundamental uma análise meticulosa sobre os padrões de segurança pelos quais o fornecedor do serviço se rege. Os dados vitais de uma empresa estarão ao seu cuidado e por isso, todo o escrutínio capaz de validar este ponto será benéfico para prevenir situações de risco no futuro.

Facilidade de utilização

Numa organização, por mais que os processos se encontrem no caminho da digitalização, é importante ter em conta que existem pessoas com menos destreza tecnológica. Há que considerar quão fácil é a experiência de navegação e se proporciona um acesso viável a todos os elementos.

Capacidade de escalabilidade

O ideal será que a escolha recaia sobre um provider que permite acompanhar o crescimento do seu negócio. Terá de ser capaz de responder de forma eficiente às possíveis escaladas do volume de negócio para não comprometer também a performance operacional de resposta.

Flexibilidade

Com o aparecimento da cloud, um dos modelos que tem ganho popularidade é o pay as you go, ou seja, paga aquilo que usa. Isto é, o custo referente a este investimento está diretamente relacionado com a capacidade que a empresa necessita de contratar em termos processuais, evitando assim cenários de um possível subaproveitamento de recursos, como o alojamento local.